UKM mempunyai peranan penting dalam pertumbuhan ekonomi dan industri suatu negara. Pertumbuhan
dan pembangunan ekonomi dunia sebagian besar direvitalisasi oleh usaha skala kecil dan menengah yang mendominasi sektor industri di negara maju dan berkembang. Melalui UKM industrialisasi dan tujuan pembangunan lainnya di negara berkembang dapat tercapai (Olajide & Obialo, 2020). Ernest (2018) di dalam artikelnya mengungkap bahwa UKM bertanggung jawab atas sekitar 80% dari total angkatan kerja industri di Jepang, 50% di Jerman, 46% di Amerika Serikat, dan 75% di Eropa (Olajide & Obialo, 2020). Pada tahun 2004, menurut Laporan Konferensi Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB) tentang Perdagangan dan Pembangunan pada Sesi Kesebelasnya di Sao Paulo, UKM menopang 60% output pertumbuhan negara-negara berkembang.
Beberapa kelemahan dari UKM jika dibandingkan dengan bisnis modern dan besar adalah terbatasnya
kondisi keuangan dan kesulitan dalam mengajukan pendanaan ke bank (Suyono, 2017). Hal ini karena pada umumnya bank akan memberikan pinjaman kepada usaha yang mampu menyajikan posisi keuangan usahanya secara kredibel dan meminta laporan keuangan yang telah diaudit oleh auditor independen. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Widhi & Hartati (2020), manajemen rekod berpengaruh dan berperan penting dalam penyusunan suatu laporan keuangan. Dengan adanya rekod keuangan yang dikelola dengan baik dan sistematis, maka rekod yang dibutuhkan akan sesuai dan mempermudah pencarian rekod keuangan yang diperlukan dalam penyusunan laporan keuangan.
Usaha Kecil dan Menengah (UKM) memiliki pengertian yang tidak selalu sama antara satu negara dengan
negara lainnya. Menurut Ibrahim (2015), parameter umum untuk mendefinisikan UKM mencakup jumlah
pegawai, penjualan, volume, kekuatan finansial, ukuran relatif, pengeluaran modal awal, dan kepemilikan
independen (Aladejebi & Oladimeji, 2019). Bahkan di Indonesia sendiri, UKM mempunyai pengertian
yang beragam. Menurut Undang-undang No. 20 Tahun 2008 tentang UKM, Usaha Kecil memiliki kriteria
kekayaan bersih Rp50 juta dengan maksimal yang dibutuhkannya mencapai Rp500 juta, serta hasil
penjualan bisnis setiap tahunnya antara Rp300 juta sampai Rp2.5 milyar.
Modugu & Eragbhe (2013) menegaskan bahwa UKM merupakan sumber utama lapangan kerja di negara-
negara berkembang dan memainkan peran penting dalam menghasilkan pendapatan di negara-negara berkembang. Beberapa faktor termasuk penyimpanan rekod sudah sering dikutip sebagai pendorong kinerja bisnis UKM. Seperti yang dinyatakan oleh Arshad. M & Arshad. Menurut kamus Cambridge (2023),
penyimpanan rekod (recordkeeping) adalah kegiatan mengorganisasi dan menyimpan semua dokumen,
berkas, faktur, dan lain-lain yang berhubungan dengan kegiatan suatu perusahaan atau organisasi. Read & Ginn (2016) dalam bukunya yang berjudul Records Management menjelaskan bahwa informasi dan rekod memiliki fungsi yang sangat penting dalam mendukung bisnis dari semua transaksi (Puspitasari & Jannah, 2021). Setiap rekod mempunyai nilai gunanya masing-masing. Salah satu nilai guna dari rekod adalah nilai guna keuangan, yaitu nilai guna rekod yang menyangkut kegunaan uang untuk keperluan audit atau operasional, data yang diperlukan untuk menyusun laporan keuangan atau menyelesaikan pengisian pajak organisasi, berkas transaksi seperti pembelian dan penjualan, dan ringkasan transaksi keuangan (Wardah, 2016). Penerapan rencana manajemen rekod merupakan pendekatan yang sangat baik untuk memastikan UKM bertahan dan terus berkembang. Sayangnya, menurut Moore (2004), hanya sedikit UKM yang menganggap penyimpanan rekod sebagai tanggung jawab Perusahaan (Okello-Obura, 2012).
Tujuan mendasar dari program manajemen rekod, menurut Mokhtar & Yusuf (2016) adalah untuk memantau rekod, terlepas dari jenis atau formatnya, untuk memastikan bahwa rekod tersebut transit secara efisien dan dengan biaya rendah melalui produksi, penggunaan, penyimpanan, pembuangan, atau fase retensi permanen (Mintah, Gabir, Aloo, & Ofori, 2022). Longenecker, Moore, & Petty (1997) menyatakan bahwa terdapat tujuan khusus untuk menyimpan rekod (Ademola, Olukotun, James, & Olore, 2012): (1) Untuk memberikan gambaran yang akurat dan menyeluruh mengenai hasil operasi; (2) Untuk memungkinkan perbandingan cepat antara data saat ini dengan hasil operasional dan sasaran anggaran tahun-tahun sebelumnya; (3) Menyediakan laporan keuangan untuk digunakan oleh manajemen, bankir, dan calon kreditur; (4) Memudahkan laporan dan pengembalian pajak secara cepat kepada lembaga pemerintah yang mengatur dan memungut pajak; (5) Mengidentifikasi penipuan, pencurian, pemborosan, dan kesalahan pencatatan yang dilakukan pegawai; (6) Memastikan akses yang cepat, akurat, dan dapat diandalkan terhadap rekod, dan memastikan bahwa informasi yang tidak diperlukan dibuang secara tepat waktu; (7) Memungkinkan identifikasi dan perlindungan rekod yang sangat penting (vital) dan penting secara historis; (8) Diperlukan ketika bisnis mencari pendanaan dari bank untuk melakukan ekspansi.
Bagi UKM yang biasanya memiliki sumber daya yang terbatas, mengelola rekod yang akurat penting untuk kestabilan keuangan, kepatuhan terhadap regulasi, dan keberhasilan operasi bisnis. Dengan mengamati rekod keuangan yang akurat, UKM dapat mengidentifikasi bagian di mana sumber daya kurang dimanfaatkan, apakah itu kelebihan persediaan, proses yang tidak efisien, atau pengeluaran yang berlebihan. Perbaikan yang berkelanjutan dalam praktik manajemen rekod adalah salah satu strategi utama bagi UKM untuk terus berkembang dan tumbuh.
KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa penyimpanan rekod adalah masalah
manajemen yang mempengaruhi kesuksesan dan keberlanjutan bisnis. Peran manajemen rekod sangat
penting untuk menunjang terlaksananya setiap kegiatan bisnis dalam rangka pemenuhan ketersediaan data dan informasi yang benar, lengkap, dan cepat, termasuk dalam penyusunan laporan keuangan yang dapat mendukung kegiatan audit dan pelaporan pajak pada UKM. Artikel ini merekomendasikan untuk memprioritaskan fungsi manajemen rekod dalam UKM, yang dapat dilakukan dengan memasukkan operasi manajemen rekod ke dalam proses keuangan, akuntansi, dan audit.
Referensi: Rekod Bernilai Guna Keuangan: Pengaruh Penyimpanan Rekod Terhadap Perkembangan Dan
Pertumbuhan Bisnis Usaha Kecil Dan Menengah (UKM).