Author: Listia Nur Hakim
Unit Kearsipan ANRI bertanggung jawab dalam melaksanakan program alih media arsip berketerangan permanen yang tercipta di lingkungan ANRI. Misalnya seperti Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan yang menciptakan arsip dari salah satu kegiatannya yakni penyusunan Jadwal Retensi Arsip Pemerintahan Daerah di seluruh Indonesia. Dari satu kegiatan tersebut setidaknya tercipta berbagai arsip misalnya seperti surat dinas, nota dinas, surat perintah tugas, notulensi rapat, draft JRA, surat persetujuan (pengesahan) JRA, dan JRA dalam bentuk format final. Ketika arsip tersebut memasuki masa inaktif dan disimpan di Unit Kearsipan ANRI, maka beberapa arsip yang tercipta dari proses bisnis tersebut dapat dikategorikan sebagai arsip permanen berdasarkan JRA ANRI.
Dalam hal ini, dari kegiatan tersebut arsip yang dikategorikan berketerangan permanen berdasarkan JRA ANRI yakni berupa Surat Persetujuan JRA dan lampiran JRA Pemerintahan Daerah. Umumnya, item arsip tersebut berbahan dasar kertas khusus yakni kertas conqueror yang memiliki daya tahan lebih baik dibandingkan pada kertas umumnya. Sehingga hal tersebut menjadi ciri khas bagi arsip berketerangan permanen untuk dialih mediakan. Sedangkan, arsip pendukung lainnya seperti surat dinas, nota dinas, surat perintah tugas, notulensi rapat, dan draft JRA tidak digolongkan sebagai arsip berketerangan permanen. Berkaitan dengan hal tersebut, Unit Kearsipan ANRI bertanggung jawab dalam melaksanakan alih media arsip dinamis sebagaimana yang diamanatkan dalam PERANRI Nomor 9 Tahun 2018 pada pasal 23 ayat 1 dan 4 yang menyebutkan bahwa alih media arsip dapat dilaksanakan oleh unit kearsipan terhadap arsip yang berketerangan permanen dan informasinya dapat diakses bagi publik.
Berdasarkan PERANRI Nomor 9 Tahun 2018 disebutkan bahwa setidaknya prosedur alih media arsip dinamis meliputi penyeleksian terhadap arsip yang hendak dialih mediakan, scanning fisik arsip, penyusunan berita acara dan daftar arsip alih media, serta pelaksanaan autentikasi arsip hasil alih media. Alih media arsip dinamis di Unit Kearsipan ANRI dijabarkan secara rinci mulai dari prosedur sampai dengan peralatan yang dibutuhkan yakni tertuang dalam Standar Operasional Prosedur Nomor 67 Tahun 2021 Tentang Alih Media Arsip Dinamis Tekstual di Lingkungan ANRI. Seperti yang disampaikan Febriadi (n.d) bahwa arsip memiliki sifat yang unik dan terpercaya sehingga dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah, dengan demikian alih media arsip juga harus dilakukan secara tertib dan teratur sesuai dengan ketentuan peraturan melalui suatu proses legalisasi yakni tindakan pengesahan yang sah di mata hukum.
Kegiatan alih media arsip yang berketerangan permanen sejatinya telah menjadi program rutin tahunan atau kegiatan tupoksi dari Unit Kearsipan ANRI. Pernyataan tersebut disampaikan oleh narasumber selaku staf alih media arsip dinamis di Unit Kearsipan ANRI mengatakan bahwa program alih media arsip berketerangan permanen sudah dilaksanakan sejak tahun 2018 seiring dengan menjawab permasalahan kebutuhan akses informasi arsip berketerangan permanen yang semakin kompleks namun terhambat Covid-19 beberapa tahun lalu (Afifah & Dewi, wawancara pribadi, 30 Oktober 2023). Selama melaksanakan program alih media, pihak yang bertugas wajib memperhatikan kondisi fisik arsip dan nilai informasi yang terkandung di dalamnya.
Dalam hal ini, baik tenaga kerja maupun sarana dan prasarana yang dibutuhkan harus mendukung penyelenggaraan alih media arsip dapat berjalan secara maksimal. Pada dasarnya pelaksanaan alih media bagi seluruh arsip yang berketerangan permanen di Unit Kearsipan ANRI mengacu pada PERANRI Nomor 9 Tahun 2018 dan SOP Nomor 67 Tahun 2021 Tentang Alih Media Arsip Dinamis Tekstual di Lingkungan ANRI. Dalam hal ini, penulis menjabarkan proses alih media arsip berketerangan permanen berupa Jadwal Retensi Arsip Pemerintahan Daerah yang terdiri dari surat persetujuan (pengesahan) JRA beserta dengan lampiran JRA mulai dari tahun 2018 s.d tahun 2022. Penulis berkesempatan melakukan proses alih media arsip tersebut selama dua hari di Gedung Record Center ANRI bersama dengan tim atau staf alih media arsip dinamis.
KESIMPULAN
Alih media arsip menjadi salah satu kegiatan dalam rangka pemeliharaan arsip dinamis terlebih lagi bagi arsip yang berketerangan permanen. Dalam hal ini, Unit Kearsipan ANRI memiliki peran sentral dalam melaksanakan pemeliharaan arsip dinamis yang salah satu kegiatannya melalui program alih media arsip berketerangan permanen guna mendukung aksesibilitas arsip tersebut dapat dimanfaatkan oleh pengguna sehingga kebutuhan mengakses arsip dapat diakses dari lokasi dimanapun dan kapanpun arsip itu dibutuhkan. Berdasarkan Hasil pembahasan yang diuraikan sebelumnya, proses alih media arsip berketerangan permanen berupa surat persetujuan (pengesahan) JRA dan lampiran JRA Pemerintahan Daerah tahun 2018 s.d tahun 2022 terdiri dari empat tahapan. Alih media arsip berketerangan permanen berupa JRA Pemerintahan Daerah di Unit Kearsipan ANRI sudah dilaksanakan mengikuti standar atau SOP yang berlaku. Meskipun di lain sisi, program alih media arsip berketerangan permanen di Unit Kearsipan ANRI masih dihadapi beberapa hambatan mulai dari faktor keterbatasan sarana maupun SDM. Menanggapi hal tersebut, Unit Kearsipan ANRI dapat melakukan beberapa cara guna meminimalisir hambatan tersebut mulai dari menambah jenis mesin scanner, rutin melakukan pemeliharaan dan perawatan mesin scanner, serta menambah arsiparis atau membentuk tim khusus alih media arsip agar pelaksanaan alih media arsip berketerangan permanen dapat lebih efisien dan efektif. Di tahun 2023 setidaknya terdapat 128 berkas arsip yang telah dialih mediakan dan keseluruhan arsip hasil alih media tersebut dapat dibuka dan/atau diakses sesuai dengan standar minimum yang tercantum di SOP. Lebih lanjut, nantinya arsip hasil alih media tersebut akan diunggah ke laman Sistem Informasi Kearsipan Nasional atau SIKN beserta dengan metadata arsip seperti kode klasifikasi, isi ringkas, kurun waktu, jumlah media, dan tingkatan deskripsi. Dengan demikian, isi informasi arsip berupa JRA Pemerintahan Daerah dapat terus dimanfaatkan bagi kepentingan pihak internal ANRI maupun bagi pihak yang berkepentingan sebagai bukti akuntabilitas pemerintahan daerah dalam menyelenggarakan penyusutan arsip dan meminimalisir masalah hukum yang diakibatkan oleh arsip baik secara tuntutan pidana maupun perdata.
REFERENSI
Prosedur Alih Media Arsip Dinamis: Studi Kasus Alih Media Arsip Berketerangan Permanen Di Unit Kearsipan Anri.