Depok, 27 Februari 2024 – Program Studi Manajemen Rekod dan Arsip, Vokasi, Universitas Indonesia, melaksanakan praktikum arsip aktif untuk mahasiswa semester empat pada 27 Februari 2024. Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan pengalaman praktis kepada mahasiswa dalam pengelolaan arsip aktif, sehingga mereka siap menghadapi tantangan di dunia kerja
Praktikum yang berlangsung di Laboratorium Arsip PNJ ini dimulai dengan pengarahan dari arsiparis PNJ, yang membagikan berbagai arsip kepada masing-masing anggota kelompok. Tahap pertama, mahasiswa ditugaskan untuk mengidentifikasi dan mengkronologikan informasi fisik dari arsip yang telah diberikan. Setiap anggota kelompok kemudian mengentry data seluruh arsip satu per satu, memastikan ketelitian dan akurasi dalam proses tersebut.
Setelah data di-entry, mahasiswa mengelompokkan arsip berdasarkan kategori Masalah, Sub Masalah, dan Sub-Sub Masalah. Mereka juga memberi Kode Klasifikasi fisik arsip yang telah dikelompokkan, misalnya TK.00 untuk dokumen yang berkaitan dengan Tenaga Pendidik yang bertugas mengajar, menguji, dan membimbing mahasiswa.
Langkah berikutnya adalah penyusunan Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas. Daftar Berkas mencakup Nomor Berkas, Kode Klasifikasi, Uraian Informasi, Kurun Waktu, Jumlah, dan Keterangan Lokasi Simpan. Sementara itu, Daftar Isi Berkas terdiri dari Nomor Berkas, Kode Item Arsip, Kode Klasifikasi, Uraian Informasi Arsip, Tanggal, Jumlah, dan Keterangan Lokasi Simpan. Setelah kedua daftar tersebut selesai, seluruh file dikumpulkan dalam satu folder di Google Drive.
Kemudian, mahasiswa memberikan Nomor Definitif pada masing-masing fisik arsip sesuai dengan nomor yang diinput di Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas menggunakan pensil. Tahap akhir dari praktikum ini adalah penyusunan laporan individu dan laporan kelompok serta pembuatan presentasi dalam bentuk PowerPoint (PPT) yang akan dipresentasikan pada pertemuan ketujuh mata kuliah Praktikum Pengelolaan Arsip Aktif.
Salah satu peserta, Radot Nahot, mengungkapkan bahwa kegiatan ini sangat bermanfaat dalam mengasah kemampuan praktis mereka. “Praktikum ini memberikan kami gambaran nyata tentang bagaimana mengelola arsip dengan baik dan benar. Kami belajar banyak tentang pentingnya ketelitian dan kerapian dalam pengarsipan,” tuturnya.
Dosen mata kuliah arsip aktif Ida Nursanti, M.A.P., mengapresiasi keseriusan dan semangat mahasiswa dalam mengikuti praktikum ini. “Kegiatan ini tidak hanya meningkatkan kompetensi mahasiswa dalam pengelolaan arsip, tetapi juga mempersiapkan mereka untuk tantangan di dunia kerja yang sesungguhnya. Kami berharap, melalui praktikum ini, mahasiswa dapat mengaplikasikan ilmu yang didapatkan secara maksimal,” ujarnya.
Dengan adanya praktikum ini, diharapkan mahasiswa PNJ semakin terampil dan siap untuk mengelola arsip aktif baik di instansi pemerintah, perusahaan swasta, maupun organisasi lainnya. Praktikum ini juga menjadi langkah penting dalam membekali mahasiswa dengan keterampilan yang relevan dan aplikatif di era digital saat ini.