Author: Virra Azzahra Rachman
ISO 9001:2015 merupakan standar internasional untuk sistem manajemen mutu yang diakui secara global (Anak Agung Ngurah & I Nyoman Mardika, 2021). Sistem manajemen mutu mengatur konsistensi produk yang dihasilkan oleh suatu organisasi, sehingga dapat meminimalisasi peluang kegagalan mutu produk selama proses produksi. Konsep dasar ISO 9001:2015 dapat dideskripsikan secara sederhana. Organisasi harus memiliki standar operasional prosedur sebagai bahan pedoman dalam bekerja. Standar Operasional Prosedur dapat dituangkan dalam bentuk instruksi kerja atau alur proses tertentu. Kemudian, organisasi harus memiliki sumber daya manusia yang kompeten untuk mencapai keselarasan antara output dengan proses yang sesuai dengan persyaratan.
ISO 9001:2015 memungkinkan organisasi meningkatkan berbagai hal yang berkaitan dengan mutu perusahaan, seperti meningkatkan kualitas produk, peluang memasuki pasar global, jaminan kualitas produk, citra perusahaan, serta meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan. Konsep manajemen mutu terdiri dari kebijakan yang meliputi Standar Operasional Prosedur dan Instruksi Kerja, segelintir kegiatan operasional, sumber daya manusia, improvisasi berkelanjutan, hingga evaluasi kinerja yang mencakup kegiatan audit internal.
Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (Kementerian Keuangan Republik Indonesia, 2021). Pada dasarnya, penciptaan dokumen berkaitan dengan dokumentasi proses pembuatan arsip secara akurat dan utuh. Penciptaan dokumen mutu pada perusahaan tidak dapat dilakukan oleh setiap karyawan. Format penciptaan dokumen mutu akan terus berubah seiring dengan improvisasi berkelanjutan yang dilakukan oleh organisasi. Organisasi dapat memulai langkah dengan deskripsi pekerjaan karyawan yang jelas, sehingga dapat menjamin otentikasi dokumen mutu yang tercipta. Untuk memastikan bahwa dokumen mutu yang telah diciptakan bersifat autentik, maka dilakukan pemberkasan sebagai bagian dari penerapan penciptaan arsip yang baik. Pemberkasan dilakukan dengan pemeriksaan kelengkapan dokumen mutu, apakah telah mencakup klausa dalam manual mutu, pembubuhan cap dan tanda tangan, dan memastikan dokumen telah diperbaharui setiap tahun. Tahap indeksing dapat dilakukan setelah dokumen telah diperiksa kelengkapannya. Indeksing dilakukan dengan menentukan kata tangkap terhadap isi informasi dokumen mutu yang akan disimpan sebagai judul berkas, seperti dokumen jadwal kalibrasi, program pelatihan, list supplier, dan dokumen mutu lainnya.
Untuk mempermudah proses pelabelan, dokumen yang telah dilakukan pengkodean kemudian disortir berdasarkan subjek atau berdasarkan klausa. Kegiatan pelabelan berkas dilakukan pada tab folder dengan format judul berkas, indeks, serta kode dokumen yang telah ditentukan. Setelah dilakukan pelabelan, dokumen mutu disimpan berdasarkan subjek dan rinciannya.
Kegiatan pemberkasan yang efektif sebagaimana yang telah dideskripsikan diatas akan membantu organisasi mencapai kesuksesan dalam menerapkan ISO 9001:2015. Proses pemberkasan tersebut telah diterapkan oleh perusahaan swasta XYZ terhadap dokumen mutu berdasarkan observasi yang dilakukan pada Kamis, 13 Juli 2023. Dilakukannya penciptaan arsip yang sesuai hingga tahap pemberkasan membawa dampak baik bagi organisasi. Pimpinan organisasi dapat mengambil keputusan dan evaluasi berkelanjutan dengan dokumen mutu yang tercipta dalam periode sebelumnya. Dengan demikian, pimpinan dapat memahami bagaimana organisasi melangkah untuk melakukan improvisasi berkelanjutan sebagai bentuk penerapan ISO 9001:2015 yang efektif.
Untuk mengukur kepatuhan organisasi terhadap ISO 9001:2015 dengan audit internal, organisasi dapat menerapkan 7 langkah pelaksanaan audit, mulai dari tahap perencanaan audit, pemilihan tim auditor, pelaksanaan audit, evaluasi kepatuhan, pelaporan, tindak lanjut, dan penyelenggaraan pengendalian dokumen. Tahap perencanaan audit terdiri dari kegiatan penetapan tim internal audit, termasuk didalamnya terdapat berbagai informasi terkait pelaksanaan audit, auditor, serta perencanaan audit. Organisasi wajib memilih auditor internal yang telah lulus tes kualifikasi. Pelaksanaan audit menggunakan metode interview, cek dokumen, dan pemeriksaan di lokasi kerja. Kegiatan pelaksanaan audit dilakukan dengan tanya jawab terkait kegiatan operasional organisasi seraya dilakukannya pemeriksaan segala dokumen mutu yang berkaitan dengan lingkup audit. Auditor wajib mengevaluasi pengelolaan dokumen organisasi sesuai persyaratan ISO 9001:2015, termasuk pengelolaan dokumen.
Setelah pemaparan minor dan major yang ditemukan selama proses audit, auditor menyusun laporan yang mengandung seluruh evaluasi kepatuhan terhadap ISO 9001:2015. Laporan juga menjabarkan seluruh temuan positif maupun negatif, serta rekomendasi perbaikan. Setelah laporan diterima, organisasi wajib menindaklanjuti hasil temuan audit sesuai dengan waktu penyelesaian yang telah ditentukan bersama dengan auditor.
Dari berbagai temuan auditor, organisasi dapat menganalisa bagian dari proses bisnis yang harus diperbaiki sebagai bahan penyusunan perencanaan manajemen mutu organisasi dalam rangka mencapai target quality objectives. Untuk mencapai hal tersebut, laporan auditor juga wajib melalui tahap pemberkasan. Tersimpannya laporan audit dapat membantu organisasi menyusun rencana tindakan agar quality objectives dapat tercapai tepat waktu sesuai yang diharapkan.
Dokumen dan arsip menciptakan bukti konkret tentang sejauh mana organisasi mematuhi persyaratan ISO 9001:2015. Misalnya, catatan audit internal sebelumnya adalah laporan non konformitas, kemudian tindak lanjut atas tindakan perbaikan adalah bukti-bukti yang digunakan auditor untuk menilai tingkat kepatuhan organisasi.
Informasi yang utuh memungkinkan organisasi untuk meningkatkan efisiensi dalam pengambilan keputusan berdasarkan data yang akurat dan tepat waktu, seperti tersimpannya data survey kepuasan pelanggan sebagai referensi untuk peningkatan kepuasan pelanggan, data kualitas produk & jasa untuk analisa data pemenuhan persyaratan produk & jasa, dan lain sebagainya. Data tersebut dijadikan sebagai referensi untuk pengukuran terhadap target quality objective dan tindakan koreksi untuk peningkatan terus menerus. Peningkatan yang dilakukan oleh organisasi merupakan bentuk pemenuhan ISO 9001:2015 dan mencapai keefektifan quality management system.
KESIMPULAN
Kegiatan pemberkasan memungkinkan organisasi menyimpan dokumen mutu secara utuh dan menjamin ketersediaan informasi. Untuk memastikan bahwa organisasi telah melakukan penciptaan arsip dengan baik, maka dilakukan audit internal minimal 1 tahun sekali. Laporan hasil audit akan mencakup temuan minor dan major yang digunakan sebagai rujukan dalam memperbaiki system pengelolaan dokumen dan kinerja organisasi.
Ketersediaan informasi mempermudah organisasi menjalani kegiatan audit internal. Laporan hasil audit digunakan sebagai referensi dalam rangka resertifikasi ISO 9001:2015. Keseimbangan antara praktik bisnis dengan data yang disajikan kepada auditor membuktikan bahwa organisasi telah mematuhi ISO 9001:2015 secara efektif, sehingga pada audit resertifikasi, organisasi akan memiliki rekomendasi perpanjangan sertifikat ISO 9001:2015.
Peningkatan yang dilakukan oleh organisasi merupakan bentuk pemenuhan ISO 9001:2015 dan mencapai keefektifan quality management system. Maka dari itu, dokumen mutu wajib diciptakan secara utuh dan dilakukan pemberkasan agar dapat menjadi basis informasi yang kokoh dan mendukung upaya pencapaian tujuan kualitas dan operasional.