Pemberkasan arsip merupakan hal yang penting dalam mengelola dokumen yang dapat menunjang kelancaran suatu kegiatan organisasi dalam mencapai tujuannya dan sesuai dengan visi misi perusahaan. Arti pemberkasan dalam Buku Sinonim(Tesaurus) Bahasa Indonesia adalah penggabungan, pengikatan, atau penyatuan sebuah dokumen arsip untuk disatukan menjadi satu sesuai dengan kelompoknya. Sedangkan pemberkasan menurut Peraturan Arsip Nasional RI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis memiliki arti penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga seluruh dokumen menjadi satu berkas yang memiliki hubungan informasi sama dalam suatu unit kerja (Arsip Nasional Republik Indonesia, 2019).
Proses pemberkasan pada bagian Arsip DPR RI sudah efektif dan sistematis dengan menggunakan Sistem klasifikasi. Metode pemberkasan yang digunakan di Bagian arsip DPR RI merupakan Sistem klasifikasi yang berasal dari Keputusan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Nomor: 1917/SEKJEN/2020 Tentang Klasifikasi Arsip Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia, di dalam pedoman klasifikasi tersebut disebutkan ada dua Fungsi dalam sistem klasifikasinya, yaitu fungsi substantif dan fasilitatif. Fungsi substantif merupakan fungsi yang menyangkut tentang kegiatan utama atau tugas pokok instansi, sedangkan Fungsi Fasilitatif merupakan fungsi yang menyangkut kegiatan penunjang atau unsur pembantu instansi. Berikut adalah contoh Sistem klasifikasi yang digunakan Bagian Arsip di DPR RI dalam melakukan Pemberkasan Arsip aktif nya.
Prosedur pemberkasan arsip aktif di Bagian arsip Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia meliputi beberapa langkah seperti berikut. Pertama, yaitu pemeriksaan arsip. Pemeriksaan dilakukan terhadap arsip yang diberikan untuk memastikan apakah arsip tersebut sudah siap untuk dilakukan pemberkasan atau tidak, proses ini meliputi pemeriksaan kelengkapan arsip, dan memisahkan apabila ada lampiran yang tidak sesuai dengan jenis arsip. Selanjutnya yaitu melakukan pengindeksan, pengindeksan merupakan kegiatan menemukan kata tangkap dari berkas yang akan disimpan didalam map. Dimana Kata tangkap tersebut nantinya akan memudahkan arsiparis dalam penemuan kembali arsip. Setelah menemukan kata tangkap kemudian melakukan pemberian kode, pemberian kode merupakan kegiatan memberikan kode berdasarkan klasifikasi arsip DPR RI untuk menunjukan pada tempat yang tepat dalam berkas. Selanjutnya yaitu melakukan pelabelan, kegiatan ini dilakukan dengan menuliskan indeks dan kode klasifikasi sebagai judul atau penanda map. Terakhir yaitu penyimpanan berkas, kegiatan ini dilakukan dengan menyimpan arsip ke dalam ordner dan menyimpan ordner dalam rak arsip.
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus (Perka ANRI Nomor 50 Tahun 2015). Arsip aktif mempunyai manfaat bagi penciptanya sebagai pengambilan keputusan, perencanaan, pengawasan, bukti akuntabilitas kinerja, dan lain-lain Sedangkan kegiatan pemberkasan arsip aktif adalah kegiatan mengelompokkan arsip ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja (Perka ANRI Nomor 43 Tahun 2009). Dari penjelasan tersebut dapat dipahami bahwa dengan melakukan pemberkasan arsip aktif, maka arsip-arsip yang penggunaanya masih tinggi tersebut akan tersimpan dengan rapi dan tidak akan tercecer di ruang kerja, karena arsip sudah dikelompokan sesuai dengan berkasnya, kemudian jika arsip tersebut dibutuhkan maka akan lebih cepat ditemukan karena arsip sudah diberikan kode klasifikasi yang sesuai dengan arsip tersebut. Sehingga dalam proses pencarian tidak memakan waktu banyak.
Kendala yang dihadapi Bagian Arsip Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia adalah Kurangnya Sarana dan prasarana seperti sekat yang digunakan untuk pemisah urusan masalah satu dengan lainnya, sehingga memakan banyak penggunaan map dan tempat yang digunakan. Selain itu tidak adanya tunjuk silang dalam pemberkasannya. Dan yang terakhir kurangnya SDM yang menangani pemberkasan arsip tersebut, sehingga satu orang bisa mengerjakan banyak pekerjaan.
KESIMPULAN ‘
Pemberkasan arsip adalah proses penting dalam pengelolaan dokumen di berbagai perusahaan dan organisasi khususnya Di Bagian Arsip DPR RI, proses pemberkasan sudah efektif dan sistematis dengan menggunakan Sistem Klasifikasi dari Keputusan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 1917/SEKJEN/2020. Sistem ini mencakup fungsi substantif (kegiatan utama instansi) dan fasilitatif (kegiatan penunjang). Prosedur pemberkasan arsip aktif di DPR RI meliputi pemeriksaan Arsip, Pengindeksan, Pemberian Kode, Pelabelan, Penyimpanan Berkas. Arsip aktif juga berperan penting untuk pengambilan keputusan, perencanaan, pengawasan, dan bukti akuntabilitas kinerja. Pemberkasan arsip aktif memastikan arsip tersimpan rapi dan mudah ditemukan karena sudah dikelompokkan dan diberi kode klasifikasi yang sesuai. Beberapa kendala yang dihadapi antara lain kurangnya sarana dan prasarana dan tidak adanya tunjuk silang dalam pemberkasan dan kekurangan sumber daya manusia (SDM) juga menjadi tantangan, mengakibatkan beban pekerjaan yang berat bagi petugas arsip.
REFERENSI
Pentingnya Pemberkasan Arsip Aktif dalam Mendukung Kecepatan dan Ketepatan Penemuan Kembali Arsip.