Author: Arya Baskara
Dalam era modern yang dimana teknologi terus berkembang, Kesehatan dan Keselamatan (K3) merupakan aspek yang harus diperhatikan juga dalam dunia industri. Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) telah menjadi permasalahan yang layak untuk diberikan perhatian lebih terhadap penanganannya di dalam ketenagakerjaan. Data yang diungkap oleh Badan Penyelenggara Jaminan Sosial pada tahun 2020 mengungkapkan bahwa telah terjadi 221.740 kasus kecelakaan kerja, dan 265.334 kasus pada tahun 2022. Peningkatan pada kasus ini menjadi acuan bahwa implementasi Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) di Indonesia masih sangat jauh dari yang diharapkan. Upaya yang dilakukan oleh divisi K3 pada tiap perusahaan adalah melakukan monitoring serta pengecekan terhadap dokumen izin kerja dan selalu memberikan arahan pagi sebelum para karyawan bekerja. Selanjutnya divisi K3 akan melakukan inspeksi mendadak yang dapat menunjang aspek keselamatan kerja dengan langsung turun ke lapangan dan melakukan inspeksi terkait K3.
ISO 45001:2018 merupakan sebuah standar yang berkaitan dengan sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (SMK3). Sesuai dengan ISO 45001:2018, hal yang ditinjau berkaitan dengan peralatan kerja, yang digunakan, Standar Operasional Prosedur dan juga kondisi fisik para pekerja. Jika terdapat kejanggalan yang ditemukan, maka pekerjaan akan diberhentikan sampai peralatan dan perlengkapan lengkap.
Organisasi di Indonesia wajib memiliki sertifikasi ISO 45001:2018 sebagai pedoman Kesehatan dan Keselamatan Kerja para pekerjanya. Implementasi ISO 45001:2018 yang baik pada suatu perusahaan harus diimbangi dengan pengelolaan dokumen yang baik dan efektif. Dokumen K3 yang dimiliki oleh perusahaan digunakan sebagai alat bukti pengambilan keputusan yang bertujuan untuk peningkatan kualitas Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) yang didasari oleh analisa data yang telah dihasilkan (Maisha, 2022).
ISO 45001:2018 memiliki 10 klausa diantaranya, klausa 1 sampai 3 berisi ruang lingkup, acuan normatif, istilah dan definisi serta klausa 4 hingga berisi 10 berisi mengenai persyaratan wajib yang digunakan untuk menilai kesesuaian dokumen dalam melakukan perancangan Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja Lindung Lingkungan. Dalam ISO 45001:2018 dokumen informasi diatur dalam klausa 7.5, yang didalamnya berisi prosedur terkait yang diperlukan untuk membuat, menerapkan, dan mempertahankan HSE management system.
Pada perusahaan XYZ, tempat penyimpanan dokumen terdiri dari satu lemari tempat penyimpanan, yang didalamnya berisi bukan hanya berkas K3 tetapi juga berkas dari divisi lain, sehingga dapat menjadi hambatan pada saat proses temu kembali dokumen. Hal tersebut belum memenuhi aturan yang berlaku, dikarenakan pada saat proses pencarian, pencari dokumen harus harus mengeluarkan beberapa berkas untuk menemukan 1 berkas yang dibutuhkan.
Walaupun perusahaan XYZ tidak memiliki Jadwal Retensi Arsip resmi mengikuti aturan PERKA ANRI nomor 47 Tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip. Masa simpan dokumen yang masih aktif digunakan adalah tidak terbatas, sedangkan masa simpan dokumen yang sudah tidak aktif maksimal selama 3 tahun. Dokumen yang sudah tidak berlaku akan dimusnahkan dengan mengisi formulir permohonan pemusnahan dokumen K3 yang harus disetujui oleh direktur perusahaan.
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil tulisan artikel yang sudah dibuat terkait Pemberkasan Dokumen Kesehatan dan Keselamatan Kerja: Integrasi ISO 45001:2018 dengan praktik kearsipan yang efektif dapat diambil kesimpulan bahwa ISO 45001:2018 memegang peranan penting sebagai pedoman Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) bagi perusahaan industri di Indonesia. Implementasi ISO 45001:2018 tidak hanya mencakup pemahaman terhadap klausa-klausanya, tetapi juga menuntut pengelolaan dokumen K3 yang baik dan efektif. Dokumen K3 dalam perusahaan bukan hanya sekadar alat bukti pengambilan keputusan, tetapi juga menjadi dasar untuk analisis data guna peningkatan kualitas Kesehatan dan Keselamatan Kerja. Peningkatan yang diusulkan melibatkan berbagai aspek, termasuk pelatihan tenaga kerja, peningkatan kesadaran pekerja, serta upaya untuk mengurangi angka kecelakaan kerja dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih sehat.
Namun, dokumen K3 juga perlu disimpan dengan baik agar pada saat proses penemuan kembali, dokumen dapat dengan mudah ditemukan untuk pemenuhan kebutuhan perusahaan, hal ini dilakukan sesuai dengan pedoman PERKA ANRI nomor 9 Tahun 2018.
REFERENSI
Pemberkasan Dokumen Kesehatan dan Keselamatan Kerja: Integrasi ISO 45001:2018 dengan Praktik Kearsipan yang Efektif