Author: Gayda Khoirunnisa
Arsip keluarga merupakan arsip vital perorangan yang harus dikelola dan dipelihara sebagai aset dan bukti untuk menunjang kebutuhan seluruh anggota keluarga, seperti kepentingan pendidikan, hukum, karir, warisan, dan lain-lain. Oleh karena itu, untuk mempertahankan kualitas fisik dan informasi arsip, setiap keluarga perlu memiliki sistem pengelolaan yang terorganisir dan memudahkan temu kembali, serta mengakses arsip keluarganya secara cepat dan tepat, terutama saat keadaan darurat. Dengan adanya sistem tersebut, keluarga tersebut dapat meminimalkan potensi risiko kerusakan dan kehilangan arsip yang akan sangat merugikan untuk keberlanjutan hidup seseorang.
Program Pengabdian Masyarakat UI membentuk Tim “Masyarakat Cerdas Sadar Arsip” yang merupakan gabungan dari mahasiswa Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya UI dan Program Pendidikan Vokasi UI. Tim ini berjumlah sembilan orang yang diketuai oleh mahasiswa Ilmu Perpustakaan, Annisa Rizki Indary dan melibatkan enam mahasiswa Ilmu Perpustakaan, yaitu Muhammad Ravi As-Suminar, Sadewa Ersa Pamungkas, Rohmah Yusriyah, Shafina Shaumi Syam Putri, Jihan Noorsena, dan Sabilla Ari Muzariah, serta dua mahasiswa Vokasi, yaitu Gayda Khoirunnisa dari Manajemen Rekod dan Arsip dan Karina Dyah Paramitha dari Produksi Media. Tim ini dibimbing oleh dosen Ilmu Perpustakaan UI, Margareta Aulia Rachman, M.Hum.
Tim Masyarakat Cerdas Sadar Arsip dibentuk dengan tujuan untuk meningkatkan pemahaman dan kesadaran masyarakat Pulau Untung Jawa, khususnya RW 03 terkait arsip keluarga. Tim ini aktif melakukan kolaborasi dengan Masyarakat setempat melakukan kegiatan sosialisasi dan pelatihan yang dikemas secara interaktif dan menarik dengan target intervensi orangtua dan anak-anak. Adapun kegiatan ini merupakan bagian dari Program Hibah Kepedulian Masyarakat 2024 yang diselenggarakan oleh Direktorat Kemahasiswaan Universitas Indonesia.
Sebelum pelaksanaan pengabdian, tim ini terlebih dulu melakukan survei dan observasi kepada masyarakat Pulau Untung Jawa. Berdasarkan hasil survei dan observasi terkait kondisi kearsipan keluarga di Pulau Untung Jawa, Kepulauan Seribu, anggota tim mendapatkan data bahwa belum banyak masyarakat yang menyadari pentingnya pengelolaan arsip keluarga. Umumnya para keluarga tersebut seringkali menghadapi masalah kehilangan arsip, serta lamanya proses penemuan kembali arsip. Hal ini terjadi karena masyarakat belum memahami cara penataan arsip keluarga yang sistematis dan efisien. Terlebih wilayah tempatnya tinggal keluarga tersebut merupakan daerah yang rawan bencana, sehingga potensi arsip mengalami kerusakan akan semakin besar.
Selain itu, terdapat salah satu warga yang mengaku kesulitan dalam membedakan mana arsip asli dan arsip salinan. Tim Masyarakat Cerdas Sadar Arsip mengamati bahwa masyarakat belum paham bagaimana cara menyimpan arsip dengan baik. Tim ini juga menemukan kenyataan bahwa maraknya penggunaan laminating sebagai pelindung arsip yang sebenarnya tidak disarankan. Ada pula temuan bahwa terdapat warga yang hanya menyatukan seluruh arsip keluarganya dalam satu tempat tanpa dikelompokkan berdasarkan jenisnya. Berdasarkan temuan permasalahan tersebut melatarbelakangi tim pengabdi untuk melakukan program pengabdian masyarakat guna mencerdaskan masyarakat terkait arsip keluarga.
Pelaksanaan program pengabdian masyarakat mencakup beberapa kegiatan yang dilangsungkan selama tiga hari, 6–8 September 2024. Kegiatan pertama Tim Masyarakat Cerdas Sadar Arsip yaitu mengadakan kegiatan Archivisit dan Workshop Pengelolaan Arsip Keluarga dengan sasaran target warga dewasa. Archivisit merupakan kegiatan observasi dengan mengunjungi beberapa rumah warga untuk melakukan wawancara terkait jenis arsip apa yang mereka miliki dan bagaimana cara mereka mempreservasi serta mengelola arsip keluarganya. Adapun pertanyaan yang diajukan telah tersusun dalam borang yang nantinya menjadi materi workshop yang akan disampaikan dan menjadi komponen evaluasi sejauh mana program ini berhasil mencerdaskan masyarakat.
Program ini selanjutnya mengadakan kegiatan Workshop Pengelolaan Arsip Keluarga yang merupakan kegiatan penyuluhan untuk memberi pemahaman terkait pentingnya pengelolaan arsip keluarga secara komprehensif dengan identifikasi jenis arsip, ancaman jika arsip tidak terkelola dengan baik, lengkap dengan tindakan preventif dan kuratifnya. Kegiatan ini juga berlanjut dengan praktik teknik penyimpanan dan pengklasifikasian arsip secara konvensional dan digital, teknik enkapsulasi arsip, serta strategi preservasi arsip dari bencana kepada masyarakat. Tujuan adanya workshop ini adalah sebagai upaya pembelajaran bagi masyarakat bagaimana cara mengelola arsip dengan mengklasifikasi arsip keluarga berdasarkan konteks arsipnya agar memudahkan temu kembali dan tertata, sehingga meminimalisir risiko lupa tempat dan kehilangan arsip. Pengelolaan arsip keluarga disesuaikan pula dengan kemajuan teknologi, karena masyarakat juga diajarkan praktik digitalisasi arsip menggunakan ponsel, aplikasi scanning to PDF, dan aplikasi berbasis cloud.
(Foto: pelaksanaan Workshop Pengelolaan Arsip Keluarga dan Archivisit)
Selain melakukan upaya intervensi kepada masyarakat dewasa, Tim Masyarakat Cerdas Sadar Arsip melakukan intervensi kepada anak-anak melalui kegiatan Krearsip Bubur Kertas, Kegiatan kedua dari Program Pengabdian Masyarakat UI ini yaitu membuat karya seni dari bubur kertas yang dibuat dari kertas arsip atau dokumen bekas tidak terpakai yang sudah dihancurkan kecil-kecil sebagai bahan dasar . Kertas tersebut direndam air, lalu dibentuk dalam cetakan lucu yang menarik perhatian anak-anak. Hasil cetakan rendaman kertas arsip setelah kering dapat dikreasikan anak-anak dengan mewarnainya menggunakan cat warna. Melalui kegiatan ini, Tim Masyarakat Cerdas Sadar Arsip berharap anak-anak dapat memanfaatkan arsip atau dokumen pribadi mereka yang sudah tidak digunakan, meskipun hanya sekadar kertas coretan usang menjadi suatu karya seni yang memiliki nilai. Selain itu, membuat barang seni akan menambah kreativitas mereka dan menambah pengetahuan cara me-recyle sebagai upaya mengurangi sampah kertas.
Selain Krearsip Karya Seni, Tim Masyarakat Cerdas Sadar Arsip juga melakukan pendekatan pembelajaran terkait arsip dengan mengadakan perlombaan berbasis game, yakni Krearsip Klasifikasi Arsip Foto. Teknisnya, anak-anak akan dibagi menjadi beberapa tim kecil berdasarkan rentang usianya. Setiap tim didampingi oleh satu panitia pelaksana. Tim-tim kecil tersebut akan diminta menyelesaikan misi kasus yang dikemas dengan cerita yang harus mereka pecahkan. Misi tersebut terdapat puluhan lembar jenis arsip wisata atau rekreasi, arsip keluarga, dan arsip pendidikan yang tersebar di beberapa titik persebaran lokasi arsipnya, dan beberapa anak dalam tim akan mencari arsip-arsip tersebut secara lengkap dan komprehensif. Anak yang tidak ikut dalam pencarian arsip, bertugas menyusun dan mengelompokkan foto sesuai tiga klasifikasi tersebut sesuai kronologis. Pendekatan melalui permainan ini bertujuan untuk mengedukasi anak-anak di RW 03 agar terlatih dalam mengklasifikasikan arsip miliknya berdasarkan konteks kegiatannya. Anak-anak diminta pula untuk mempresentasikan hasil klasifikasinya sebagai upaya mengasah kemampuan motorik dan kognitifnya.
(Foto: Pelaksanaan Krearsip Karya Seni dan Krearsip Klasifikasi Arsip)
Tim pengabdi Masyarakat Cerdas Sadar Arsip memiliki harapan setelah adanya program pengabdian masyarakat tentang pengelolaan arsip keluarga kepada masyarakat RW 03, Kelurahan Pulau Untung Jawa, Kepulauan Seribu ini dapat menciptakan budaya sadar terhadap pengelolaan arsip keluarga dan arsip lainnya. Program ini merupakan langkah awal kontribusi para mahasiswa UI, khususnya mahasiswa Prodi Ilmu Perpustakaan FIB UI dan Prodi Manajemen Rekod dan Arsip Vokasi UI dalam menciptakan karakter masyarakat yang disiplin dan tertata terhadap arsip sebagai bentuk tanggung jawab setiap individu. Program ini diharapkan berkelanjutan di seluruh wilayah Indonesia.