Setiap kegiatan pasti menghasilkan informasi yang harus disimpan untuk keperluan yang akan digunakan dimasa akan datang. Informasi yang dihasilkan memiliki berbagai macam bentuk seperti foto, dokumen, video dan sebagainya. Informasi-informasi disebut dapat dikatakan juga sebagai arsip apabila informasi tersebut terekam, disimpan sebagai aset dan disimpan untuk memenuhi kewajiban hukum. Dalam suatu organisasi maupun lembaga, arsip merupakan hal penting yang bermanfaat dalam setiap kegiatan operasional di organisasi atau lembaga tersebut (Firdaus & Irfan, 2020).
Untuk mendapatkan fungsi arsip secara maksimal, kegiatan pengelolaan arsip harus dilakukan dengan baik khususnya kegiatan penataan. Jika penataan arsip tidak dilakukan dengan baik, maka organisasi maupun lembaga harus menghadapi beberapa masalah seperti kegiatan temu kembali arsip tidak akan berjalan dengan lancar dan memakan waktu, karena arsip-arsip yang disimpan oleh suatu organisasi pastinya sangat banyak, sehingga diperlukannya penataan yang baik untuk mempermudah temu kembali arsip (Susanti & Puspasari, 2020). Kesulitan dalam temu kembali arsip sangat berpengaruh dalam organisasi seperti penyimpanan arsip yang tepat sulit dilakukan. Apabila arsip mudah ditemukan akan lebih mudah menentukan arsip mana yang masih berlaku dan sudah tidak.
Mustika (2018) berpendapat bahwa penataan arsip merupakan proses mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis untuk menjaga dan memanfaatkan arsip secara efisien, kegiatan penataan ini dapat disebut juga dengan Filling System. Penataan arsip adalah kegiatan dimana arsip diatur dan disusun melalui pemberkasan yang sesuai dengan jenis dan kebutuhan arsip. Menurut Yakin (2021), Pemberkasan arsip dilakukan berdasarkan beberapa jenis kesamaan yaitu kesamaan urutan (dosir), kesamaan masalah (rubrik) dan kesamaan jenis (seri), ketiga hal ini dapat ditentukan sesuai dengan kebutuhan organisasi dan arsip yang dimiliki.
Penyimpanan arsip dan temu kembali arsip dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan tepat apabila sistem penyimpanan memiliki sarana dan prasarana yang sesuai dengan kebutuhan. Pemberkasan dilakukan agar kegiatan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan mudah. Arsip yang disimpan akan dikelompokkan sesuai dengan klasifikasi yang dimiliki masing-masing arsip. Selain itu, kegiatan penyimpanan juga dapat dilakukan berdasarkan kronologis, urutan abjad, geografis dan subjek. Mulai dari map gantung, guide arsip dan filling cabinet akan diberi label sebagai penanda untuk mempermudah pencarian arsip.
Dengan proses penyimpanan diatas, temu kembali arsip yang relevan diharapkan bisa lebih efektif, sehingga bisa memberikan manfaat bagi organisasi, seperti:
- Efisiensi operasional dalam organisasi dapat meningkat yang membuat karyawan dapat lebih produktif
- Melindungi keamanan dan privasi informasi sehingga mengurangi risiko kebocoran data dan informasi
- Mengoptimalkan kegiatan penyusutan arsip
- Kepatuhan hukum dan audit
- Pencarian yang akurat
Manfaat-manfaat diatas dapat dicapai dengan mematuhi pedoman atau aturan yang telah ditetapkan.Evaluasi pada kegiatan penataan dan pegawai yang terlibat pada kegiatan penataan juga harus rutin dilakukan.
Menurut Diani & Suwanto (2018), sebuah organisasi maupun perusahaan harus menyadari bahwa keberadaan arsip merupakan hal penting untuk menunjang kegiatan organisasi atau perusahaan. Penataan arsip menurut The International Council on Archives (1988) adalah pengaturan dokumen, informasi dan bukti kegiatan yang diurutkan berdasarkan urutan tertentu serta disusun dengan sistem tertentu.
Menurut Mustika (2018), terdapat beberapa tujuan dari kegiatan penataan arsip seperti penyimpanan arsip yang terjaga, penyusunan arsip yang lebih efektif dan terpelihara serta pelaksanaan temu kembali arsip secara tepat, cepat, lengkap dan akurat. Penataan arsip dan temu kembali arsip merupakan hal yang berkaitan satu sama lain. Temu kembali arsip merupakan kegiatan yang merujuk pada pengaksesan dokumen atau informasi arsip dengan waktu yang cepat dan tepat.
Suatu organisasi yang melaksanakan kegiatan temu kembali arsipnya dengan mudah, cepat dan tepat dapat disimpulkan bahwa organisasi tersebut memiliki sistem penataan yang baik. Sebuah organisasi harus memiliki prosedur penataan arsip yang tepat agar mempermudah kegiatan temu kembali. Kegiatan penataan berkaitan dengan penyusunan arsip, pengelompokan arsip serta sistem atau aturan yang menjadi acuan tetap dalam kegiatan penataan. Prosedur yang menjadi pedoman harus konsisten digunakan untuk menghasilkan keseragaman penataan arsip. Salah satu tujuan dari kegiatan penataan arsip yang baik adalah sebagai salah satu cara untuk mempermudah temu kembali arsip. Dari mudahnya kegiatan temu kembali arsip, organisasi dapat memperoleh manfaat dari kegiatan penataan arsip secara maksimum seperti peningkatan efisiensi operasional, peningkatan produktivitas pegawai, melindungi keamanan dan privasi informasi arsip, penyusutan arsip lebih optimal, kepatuhan terhadap hukum dan audit dan pencarian informasi yang lebih akurat. Kelancaran temu kembali arsip bergantung pada pelaksanaan dari penataan arsip yang dilakukan.