Author: Gayda Khoirunnisa
Depok (5/8). Sebagai bagian dari tri dharma, yaitu pengabdian kepada masyarakat, program studi Manajemen Rekod dan Arsip Universitas Indonesia yang melibatkan kolaborasi tim dosen dan mahasiswa, menggelar program penyuluhan dengan tema “Pentingnya Arsip di Pengelolaan Dokumen Sekolah” di SMAN 3 Depok pada tanggal Jumat (4/10) lalu. Program ini merupakan rangkaian awal pengabdian masyarakat guna memberikan pengetahuan dasar terkait kearsipan dan pemberkasan dokumen sekolah kepada guru-guru dan manajemen SMAN 3 Depok sebelum memberikan workshop terkait pengelolaan dokumen sekolah.
Para pengabdi yang diketuai oleh Wiwiet Mardiati, S.S., M.I.M, terdiri dari delapan dosen MRA UI, yaitu Dyah Safitri, S.I.P.I., Ratih Surtikanti, S.S., M.Hum., Niko Grataridarga, S.Hum., M.Hum., Prihatni Wuryatmini, M.Hum., Retno Wulandari, M.Hum., Akhmad Sofwan, M.Kom., Maghfira Puti Gaisani, M.M., dan Sandra Amelia, M.M. Dalam menyelenggarakan kegiatan program pengabdian ini, tim tersebut disertai sepuluh mahasiswa MRA UI, yaitu Gayda Khoirunnisa, Athena Diva Abigail, Citra Dewi Saraswati, Elfa Nayla, Afifah Khairunnisa, Aulia Hisyami Maharani, Nabila Dhea Amanda, Talitha Sahda, Diva Cerelia Dominica Suwarso, dan Mazaya Ghaisani.
Ketua Program Pengmas, Wiwiet Mardiati, S.S., M.I.M, memaparkan materi pengantar arsip sekolah dan menekankan tantangan dalam pengelolaan arsip sekolah yang harus terus dilakukan mengikuti perkembangan teknologi terkini, namun harus tetap memperhatikan arsip yang belum sempat diolah, sehingga menumpuk menjadi arsip backlog atau arsip tidak teratur, di mana dokumen berceceran dan tidak dikelompokkan berdasarkan konteks kegiatannya. Selain itu, dijelaskan pula terkait siklus daur hidup arsip, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga pemusnahan dan penyimpanan secara permanen, lengkap dengan kegiatan yang harus dilakukan berdasarkan tahapan siklusnya. Selanjutnya, pemaparan materi dilanjutkan oleh Maghfira Puti Gaisani, M.M. terkait pemberkasan dokumen sekolah. Dalam paparannya dijelaskan bahwa dokumen sekolah penting diberkaskan secara efektif, efisien, aman, dan terorganisir guna menjaga ketertiban administrasi sekolah, memastikan data sekolah dapat diakses dengan mudah, dan sebagai bentuk kepatuhan hukum.
Sementara itu, Kepala SMAN 3 Depok, Dra. Hj. Nurlaely, M.Pd., beserta seluruh peserta penyuluhan menyambut kegiatan program pengmas tersebut dengan positif dan antusias. Menurutnya, program ini sangat penting dan berguna sebagai pengetahuan bagi para guru dan manajemen sekolah agar dapat mengelola dokumen sekolah tanpa kembali mengalami kesulitan dalam menemukan kembali dan mengakses datanya.
Program pengabdian masyarakat “Pentingnya Arsip di Pengelolaan Dokumen Sekolah” diharapkan dapat berguna menjadi fondasi pemahaman terkait kearsipan sekolah di SMAN 3 Depok sebelum pelaksanaan workshop pemberkasan dokumen sekolah pada November mendatang.