Author: Nabilla Nurfadia
Digitalisasi seringkali melibatkan penggunaan perangkat keras seperti scanner untuk memindai gambar atau teks dari dokumen fisik, serta perangkat lunak untuk mengubahnya menjadi data digital yang dapat diakses secara elektronik. Arsip dalam format elektronik menawarkan berbagai kemudahan yang tidak dimiliki arsip fisik, seperti penggandaan yang lebih mudah dan minimnya duplikasi. Proses digitalisasi arsip menjadi kebutuhan mendesak bagi banyak organisasi untuk mengubah dokumen fisik menjadi bentuk elektronik yang mudah diakses, dicari, dan dikelola. Digitalisasi juga mencakup konversi materi analog seperti buku dan peta menjadi salinan digital, seperti dijelaskan oleh Perry (2014).
Menurut Business Dictionary, digitalisasi adalah proses mengubah informasi analog menjadi format digital dengan perangkat elektronik yang memungkinkan pemrosesan, penyimpanan, dan transmisi melalui sirkuit digital. PT Hutama Karya Infrastruktur (HKI), anak perusahaan PT. Hutama Karya (Persero), fokus pada proyek infrastruktur dan konstruksi, terutama pembangunan jalan tol. Proyek signifikan yang dikelola oleh HKI adalah Proyek Tol Indralaya-Prabumulih, bagian dari sistem jalan tol nasional yang menghubungkan Sumatera Selatan dengan wilayah lainnya di Sumatera. Proyek ini diharapkan mengurangi kemacetan lalu lintas, memperpendek waktu perjalanan, dan meningkatkan mobilitas masyarakat.
Sejak Juli 2019, PT HKI telah memulai digitalisasi arsip pada proyek Jalan Tol Indralaya-Prabumulih, menggantikan penyimpanan dokumen fisik dengan penyimpanan digital yang dapat diakses oleh seluruh karyawan melalui perangkat lunak. Proyek ini dilengkapi dengan berbagai fasilitas pendukung seperti overpass, jembatan, underpass, simpang susun, rest area, dan gerbang tol. Digitalisasi arsip dalam proyek ini penting untuk mengatasi keterbatasan ruang penyimpanan fisik dan kesulitan menemukan dokumen tertentu. PT HKI melakukan pemeriksaan rutin pada scanner untuk memastikan kelancaran proses digitalisasi, serta mempertimbangkan pembelian scanner baru jika diperlukan.
Transformasi digital di PT HKI bertujuan meningkatkan efisiensi, kualitas, dan daya saing di industri konstruksi dan infrastruktur. Saat ini, perusahaan masih dalam tahap digitalisasi dan input data ke Excel, yang nantinya akan dikonversi ke aplikasi E-Arsip. Proses ini bertujuan agar arsip dapat dikelola secara sistematis dalam format elektronik pada tahun 2024. Transformasi digital tidak hanya melibatkan konversi dokumen fisik ke digital, tetapi juga penyusunan data secara terstruktur dan implementasi sistem yang memungkinkan pencarian, pengelolaan, dan penggunaan yang efisien dari arsip digital tersebut.
Aksesibilitas arsip digital menjadi kunci dalam proses ini. Digitalisasi harus memastikan bahwa informasi dapat ditemukan, dibuka, dan digunakan dengan cepat dan efektif. Pengorganisasian data, metode pencarian, dan pengembangan sistem yang memudahkan interaksi dengan arsip digital sangat penting. Aksesibilitas yang baik memastikan informasi digital memberikan nilai tambah maksimal dalam konteks proyek atau organisasi. Transformasi digital ini merupakan langkah strategis bagi PT Hutama Karya Infrastruktur untuk mengakses, mencari, dan berbagi informasi dengan lebih cepat dan mudah dibandingkan dengan dokumen fisik, meningkatkan efisiensi operasional dan efektivitas pengelolaan arsip.
Kesimpulan
Kehadiran arsip dalam format elektronik menawarkan sejumlah kemudahan dan berbagai peluang yang sebelumnya tidak dimiliki arsip dalam format fisik dalam pengelolaannya. Dalam era transformasi digital yang terus berkembang, PT. Hutama Karya Infrastruktur telah memberikan contoh yang menginspirasi tentang bagaimana sebuah perusahaan dapat menghadapi perubahan dengan memanfaatkan teknologi. Dengan beralih dari penggunaan dokumen fisik (kertas) ke format digital, perusahaan ini berhasil meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan arsip korporasi di proyek Tol Indralaya-Prabumulih. Keputusan untuk mengadopsi strategi digital dalam pengelolaan arsip telah membawa manfaat yang signifikan. Perusahaan dapat mengakses informasi dengan cepat, mengurangi resiko kehilangan dokumen, dan mempromosikan kolaborasi antar tim. Ini merupakan langkah penting dalam mendukung efisiensi operasional perusahaan serta memastikan pengambilan keputusan yang lebih baik didasarkan pada data yang akurat dan mudah diakses. Melalui transformasi ini, PT. Hutama Karya Infrastruktur telah menunjukkan bahwa adaptasi teknologi dapat menjadi kunci untuk mencapai keunggulan kompetitif dalam dunia bisnis yang selalu berubah. Harapannya adalah bahwa perusahaan-perusahaan di berbagai sektor akan terinspirasi untuk melakukan transformasi serupa dalam pengelolaan arsip, dengan tujuan mencapai efisiensi jangka panjang dan kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan yang terus berlangsung.
Referensi
Artikel Populer : Dari Media Kertas ke Format Digital sebagai Strategi Transformasi dalam Mengelola Arsip Korporasi di PT Hutama Karya Infrastruktur: Studi Kasus Proyek Situs Tol Indralaya – Prabumulih.