Dalam sebuah organisasi, diperlukan audit agar organisasi dapat berjalan dengan baik. Menurut
Mulyadi (2014), audit adalah suatu proses sistematik yang dilakukan dengan tujuan memperoleh
dan mengevaluasi bukti-bukti secara objektif terkait pernyataan-pernyataan mengenai kegiatan
dan kejadian ekonomi. Audit bertujuan untuk menilai tingkat kesesuaian pernyataan-pernyataan
tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta untuk menyampaikan hasil evaluasi kepada
pihak-pihak yang memiliki kepentingan.
Berdasarkan Undang-Undang No. 11 Tahun 2021 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor
16 Tahun 2004 tentang Kejaksaan Republik Indonesia, menjelaskan bahwa Kejaksaan Agung
adalah lembaga pemerintahan yang memiliki peran penting dalam sistem peradilan di banyak
negara, termasuk Indonesia. Secara umum, Kejaksaan Agung adalah badan penegak hukum yang
bertanggung jawab untuk mengawasi penegakan hukum, penyidikan, dan perwakilan hukum
dalam pengadilan. Tugas utama Kejaksaan Agung adalah memastikan bahwa hukum ditegakkan
dengan adil dan efisien, melindungi hak-hak warga negara, serta menegakkan kebijakan hukum
yang berlaku di negara tersebut. Mereka berperan sebagai pengawas dan penasehat bagi
pemerintah, serta mengambil tindakan hukum jika terjadi pelanggaran hukum.
Pengelolaan dan pemeliharaan arsip serta dilakukannya Audit Kearsipan merupakan salah satu
aspek penting untuk sebuah organisasi. Audit kearsipan di Kejaksaan Agung sangat penting karena
ini berkaitan dengan integritas dan ketersediaan data serta dokumen yang diperlukan dalam proses
hukum. Kearsipan yang baik memastikan bahwa dokumen-dokumen penting, catatan
penyelidikan, dan bukti-bukti yang digunakan dalam kasus-kasus hukum dapat ditemukan dengan
mudah dan tidak terganggu. Hal ini juga membantu dalam memastikan bahwa proses hukum
berjalan dengan lancar dan transparan. Selain itu, audit kearsipan membantu mencegah potensi
kerugian data atau kehilangan dokumen yang dapat mempengaruhi proses peradilan dan dapat
merugikan pihak yang terlibat dalam kasus hukum.
Menurut Peraturan Arsip Nasional RI Nomor 6 tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan,
Pengawasan Kearsipan dan Audit Kearsipan mulai berlaku tanggal 31 Juli 2019 saat Peraturan
tersebut diundangkan oleh Direktur Jenderal Peraturan Perundang-Undangan Kementerian Hukum
Dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia, Bapak Widodo Ekatjahjana. Dalam Modul Materi
Bimbingan Teknis Kebijakan Pengawasan Kearsipan yang dibuat oleh ANRI Tahun 2020,
Pengawasan kearsipan pada Tahun 2019 dilakukan terhadap 31 (tigapuluh satu) instansi
dilaksanakan dalam bentuk audit kearsipan karena baru pertama kali dilaksanakan pada kelompok
lembaga/instansi tersebut. Pengawasan dilaksanakan pada bulan Maret sampai dengan bulan Juni
2019, namun terdapat 3 (tiga) instansi yang meminta penundaan pelaksanaan kegiatan pengawasan
menjadi bulan November, yang salah satunya adalah Kejaksaan Republik Indonesia.
Pengawasan kearsipan internal melibatkan beberapa aspek penilaian yang perlu diperhatikan.
Pertama, pengawasan internal sistem kearsipan mencakup manajemen arsip dinamis yang
melibatkan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip, serta aspek sumber daya
manusia kearsipan dan sarana prasarana yang mendukungnya. Selain itu, penting juga untuk
melakukan pengawasan terhadap penyelamatan arsip statis internal, termasuk pengelolaan arsip
dinamis yang memiliki nilai permanen atau sekunder. Dalam audit kearsipan internal di Kejaksaan
Agung, proses pengawasan ini sudah mencakup semua aspek yang telah disebutkan di atas. Hasil
pengawasan ini kemudian akan divalidasi oleh pihak yang berwenang, yaitu Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI). Hasil akhir dari pengawasan kearsipan internal yang telah divalidasi
akan menjadi nilai akhir dalam proses audit kearsipan internal, yang kemudian dilaporkan kepada
pihak berwenang pada akhir Agustus setiap tahunnya. Dengan demikian, audit kearsipan internal
di Kejaksaan Agung akan menjadi bagian integral dalam menjaga integritas dan efisiensi sistem
kearsipan internal mereka.
KESIMPULAN
Dari penulisan diatas, dapat disimpulkan bahwa audit sistem kearsipan internal pada Kejaksaan
Agung Republik Indonesia merupakan langkah yang strategis untuk memastikan integritas,
keteraturan, dan efisiensi dalam pengelolaan arsip. Dengan melibatkan berbagai unit pengolah dan
kearsipan, audit tersebut mencakup aspek penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan
arsip dinamis. Selain itu, evaluasi terhadap sumber daya manusia dan sarana prasarana kearsipan
turut diperhitungkan. Meskipun terdapat beberapa kendala, seperti perubahan staf yang mungkin
mempengaruhi konsistensi pengelolaan arsip, upaya terus dilakukan untuk meningkatkan
pemahaman dan keterampilan staf, terutama yang tidak memiliki latar belakang pendidikan
kearsipan.
Referensi: Audit Sistem Kearsipan Internal dalam Meningkatkan Efisiensi Organisasi