Author: Hana Elvira
Pada tanggal 5 November 2024, kelas Mata Kuliah Penciptaan menghadirkan dosen tamu yang juga merupakan alumni Fakultas Ilmu Budaya Universitas Indonesia (FIB UI), Bapak Achmad Fachmi, yang saat ini bekerja di bagian Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE). Dalam kesempatan tersebut, beliau membawakan materi mengenai pentingnya tanda tangan digital dalam proses penciptaan arsip, yang merujuk pada standar internasional, yaitu SNI ISO 15489-1:2016 tentang Informasi dan Dokumentasi-Pengelolaan Arsip. Standar ini memuat konsep dan prinsip penting dalam pengelolaan arsip yang sesuai dengan standar global.
Dalam paparannya, Bapak Achmad Fachmi menjelaskan bahwa penciptaan arsip tidak hanya meliputi pembuatan dan penerimaan dokumen, tetapi juga menangkap konteks operasional, legal, serta regulasi yang melingkupinya. Beliau menekankan bahwa pengelolaan arsip bukan sekadar menyimpan informasi, tetapi juga memastikan pemenuhan hukum, standar, serta praktik terbaik dalam pelaksanaannya.
Arsip yang efektif harus memenuhi karakteristik tertentu agar dapat diakui secara sah. Di antaranya adalah:
- Keotentikan: Arsip harus dapat dipertanggungjawabkan sebagai dokumen asli.
- Keandalan: Arsip harus dapat diandalkan dalam menyajikan informasi yang akurat.
- Keutuhan: Arsip tidak boleh mengalami perubahan atau kerusakan.
- Ketergunaan: Arsip harus dapat diakses dan dimanfaatkan sesuai kebutuhan.
Bapak Achmad juga membahas pentingnya Tanda Tangan Elektronik dalam pengelolaan arsip digital. Berdasarkan Peraturan Menteri Kominfo No. 11 Tahun 2022 tentang Tata Kelola Penyelenggaraan Sertifikasi Elektronik, tanda tangan elektronik didefinisikan sebagai tanda tangan berbentuk informasi elektronik yang digunakan untuk verifikasi dan autentikasi. Peraturan ini sejalan dengan Regulation (EU) No 910/2014 atau eIDAS Regulation yang diterapkan di Uni Eropa sejak 1 Juli 2016, serta Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 yang memperbarui UU ITE tahun 2008.
Pada sesi tanya jawab, Bapak Achmad menjelaskan lebih dalam tentang proses hashing dalam konteks tanda tangan digital. Beliau memaparkan bahwa data digital diubah menjadi bentuk hash, yakni serangkaian angka unik, yang kemudian ditandatangani dengan private key milik pemilik dokumen. Untuk memverifikasi keasliannya, public key yang sesuai dengan private key tersebut diperlukan, sehingga hanya pihak dengan akses ke public key yang dapat memastikan keaslian tanda tangan digital tersebut.
Di akhir sesi, Bapak Achmad menekankan bahwa penggunaan tanda tangan digital sangat penting untuk mencegah potensi kebocoran atau kerugian ketika menandatangani dokumen digital. Bagi seorang arsiparis dalam suatu organisasi, penerapan tanda tangan digital membantu memastikan keaslian dokumen sekaligus memenuhi kebutuhan hukum dalam pengelolaan arsip digital. Sebagai langkah preventif, tanda tangan digital dapat mengurangi potensi sengketa hukum di masa depan dan mendukung tata kelola arsip yang baik. Bapak Achmad juga menegaskan pentingnya manajemen organisasi memahami manfaat sertifikat elektronik yang dikeluarkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) sebagai jaminan atas keabsahan arsip digital.